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Nach der Arbeit kommt die Rechnung

Ihr Angebot wurde angenommen, der Auftrag wurde ausgeführt und sozusagen als „krönender“ Abschluss liegt noch das Schreiben der Rechnung vor Ihnen. Doch was gehört als Mindestanforderung alles in eine Rechnung?

Zunächst einmal: Sie können Ihre Rechnungen nach wie vor auf dem klassischen Weg, nämlich in Papierform, dem Kunden übermitteln. Daneben gibt es aber auch die Möglichkeit, diese auf elektronischem Weg zu übermitteln. Was Sie bei der Erstellung von elektronischen Rechnungen beachten sollten, erklären wir Ihnen in einem gesonderten Blog-Eintrag.

Pflichtangaben

Folgende Punkte müssen auf alle Fälle im Rahmen der Rechnungsstellung aufgeführt werden:

• Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers

• Die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)

Erstellen Sie Rechnungen an Geschäftspartner im europäischen Ausland, muss diese stets bei Rechnungen enthalten sein

• Das Ausstellungsdatum der Rechnung

• Eine fortlaufende Rechnungsnummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller dient.

Die Rechnungsnummern müssen nicht lückenlos vergeben werden, dürfen aber nur einmalig verwendet werden.

• Die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung müssen auf der Rechnung erkennbar sein

Wann wurde die Leistung erbracht: den Zeitpunkt (es reicht der Monat) der Leistungserbringung, Lieferung oder sonstigen Leistung; im Falle von Abschlagszahlungen müssen Sie den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts angeben, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt

Aufschlüsselung nach Nettobetrag der Rechnung, Angabe des Umsatzsteuersatzes, Höhe des Steuerbetrags sowie des sich daraus ergebenden Bruttobetrages. Sollten Sie Umsatzsteuerbefreit sein, müssen Sie auch das schriftlich fixieren

• Haben Sie im Vorfeld (zum Beispiel im Angebot) eine Minderung des Entgelts vereinbart, muss diese in der Rechnung aufgeführt werden, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist.

• Räumen Sie Ihren Kunden Skonto ein, nutzen Sie Formulierungen wie "3 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 2 Wochen nach Rechnungsstellung / -erhalt"

Ansprechende Formulierungen für Rechnungstexte, die sich von der Masse abheben, finden Sie in einem weiteren Blogbeitrag.